Retningslinje for modtagelse af nye medarbejdere på Bjergmarkskolen

 

Vedtaget i MED 11 Juni 2024

Revideret November 2025

Formålet med retningslinjen er

• at sikre, at medarbejderen føler sig velkommen
• at sikre, at medarbejderen er velorienteret om relevante forhold og arbejdsgange
• at sikre, at medarbejderen får kendskab til skolens fysiske rammer og arbejdsredskaber
• at medvirke til, at medarbejderen føler sig klædt på til opgaven

 

Forløb fra 1. ansættelsesdag

• Lederen har første samtale med nyansat inden opstart
• Lederen har samtale efter en måned
• Lederen har en opfølgningssamtale efter 3 måneder
• Den nyansatte medarbejder tilknyttes en mentor. Se beskrivelse af mentoropgaven andetsteds (justeres minimum hvert andet år)
• Der aftales, i forbindelse med den første samtale med ledelsen, et indkøringsforløb, hvor der tages de nødvendige hensyn i mængden den ansattes opgaver, for at sikre tid og mulighed nok for at den nyansatte kan lære kolleger, arbejdspladsens rutiner osv at kende - det kunne fx være mindre undervisningstid, færre opgaver el. lign.

 

Kontrolliste for opstart

• Sikre at arbejdsredskaber (computere, telefoner, adgangskoder, nøgler mv) og arbejdsplads og/eller -rum er klar/anvist
• Infofolder indeholdende praktiske forhold omkring skolen og SFO
• Udvælgelse af mentor
• Mødeplaner
• Informationer om team, opgaver og afdeling
• Afstemme forventninger om opgaverne (første samtale med ledelsen)
• Ledelsen skal præsentere kollegerne for de nye medarbejdere ved først givne lejlighed (både skriftligt og mundtligt)

 

Mentorordning

Formål

At den nyansatte medarbejder har en kollega der kan bistå 

i forhold til, at få den nye kollega til at føle sig velkommen på arbejdspladsen, få en forståelse for arbejdspladsens kultur og kutymer, samt at hjælpe med de små praktiske ting.

 

Mentorens opgaver og arbejdsforhold i forhold til opgaven

Der skal afsættes den nødvendige tid til, at mentoren kan løse opgaven såvel løbende som i form af to eller flere møder sammen med den nye kollega. 

I forbindelse med skoleårets planlægning aftales det, hvorledes dette gøres (TR skal med ind over). Der skal være en retfærdig sammenhæng mellem opgaven og tiden dertil.

 

Mentorens opgaver er fx

• at vise rundt og hjælpe med de praktiske ting.
• at holde 2-3 møder med den nyansatte for at høre om, hvordan det går. Møderne skal være et fortroligt rum, hvor man kan spørge om alt
• der aftales fra starten af, hvor lang tid mentorforløbet kører, og det afsluttes med et kort møde mellem den nyansatte, mentoren og nærmeste leder, hvor mentorforløbet rundes af.

 

 

Procedure barns 1. og 2. sygedag

Behandlet i MED 29/1 2024

Revideret november 2025

 

Formålet med barns 1. sygedag er, at man får mulighed for at finde anden pasning. Barns 1. sygedag behøver altså ikke at være en hel dag, hvis man kan skaffe pasning fra eksempelvis kl. 10, eller hvis der er eftermiddags-/aftenmøde, og partner overtager pasning.

Barns 2. sygedag kan være en mulighed i de tilfælde, hvor der ikke kan findes anden løsning i hjemmet. Dette afklares med nærmeste leder. 

Hvis barnet er syg i en længere periode, har man mulighed for at aftale med nærmeste leder, at omsorgsdage benyttes.

 

Overenskomsten

§16. Barns 1. og 2. sygedag 

Stk.1: Der kan gives hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af et sygt barn på dettes første og anden sygedag, hvis 1. barnet er under 18 år, 

2. har ophold hos den ansatte, 
3. fravær er nødvendigt af hensyn til barnet, og 
4. det er foreneligt med forholdene på tjenestestedet. 

Hvis den ansatte misbruger ordningen, kan adgang til fravær inddrages. 

Bemærkning: I vurderingen af, om der skal gives tjenestefrihed, indgår en afvejning af barnets alder og sygdommens karakter. 

Tjenestefriheden regnes ikke som sygefravær. 

 

Stk. 2: Der udbetales sædvanlig løn, dog ikke arbejdstidsbestemte tillæg.

 

Cirkulære om Barns syg 

Cirkulære om tjenestefrihed af familiemæssige årsager (Til samtlige ministerier mv.) (retsinformation.dk)

 

 

 

Revideret november 2025

Retningslinje for afholdelse af 6. ferieuge

Vedtaget af MED-udvalget d. 11. Juni 2024

Revideret november 2025

 

Nedenstående retningslinjer er gældende for lærere og børnehaveklasseledere.

 

Retningslinjer

Feriedagene placeres så vidt muligt efter den ansattes ønske, under hensyn til arbejdets udførelse.

Alle i teamet kan forventes at bidrage til dækningen af undervisningen, når en kollega er på ferie.

 

Procedure

Det aftales på det udvidede teammøde i ugen op til sommerferien, hvordan 6. ferieuge i kommende skoleår kunne afholdes i teamet. Efterfølgende anmodes i AULA . Dette gælder både enkelte dage og en hel uge.

Hvis man afgiver ønsker senere, skal ønsket passes ind i skolens øvrige planlægning. Teamet skal have besked i så god tid, at de kan tage højde for det i deres planlægning.

 

Det tilstræbes på teamet, at man i samarbejde finder en løsning for en fordeling af 6.ferieuge.

Såfremt flere ønsker ferie på samme tid og teamet ikke kan dække disse, træffer ledelsen beslutningen om hvem der afholder ferie hvornår.

Inden 1. september giver ledelsen en tilbagemelding på ønsker til 6. ferieuge.

Endelig placering af sidste feriedage, skal være afklaret inden uge 7.

 

 

Retningslinje for alkohol og misbrug

Vedtaget af MED-udvalget d. 11. Juni 2024

Revideret november 2025

 

Medarbejdere må ikke drikke alkohol i arbejdstiden.

Medarbejdere med et alkoholproblem eller misbrug tilbydes rådgivning/vejledning.

 

 

Bjergmarkskolen Retningslinje for håndtering af børn, der ikke er afhentet inden for SFO’ens åbningstid

Godkendt MED 11/11-2025

Revideret november 2025

Formål

At sikre en tryg, ansvarlig og ensartet håndtering af situationer, hvor børn ikke bliver afhentet inden for SFO’ens åbningstid. Retningslinjen skal beskytte barnets trivsel og skabe klare procedurer for personalet.

Identifikation af behov

• Registrering: Personalet skal være opmærksomme på, hvornår et barn ikke er afhentet ved lukketid, og straks igangsætte proceduren.
• Kontaktoplysninger: Sørg for, at kontaktoplysninger på forældre og nødkontakter er opdaterede og let tilgængelige.

Akut håndtering

• Kontakt til forældre: Ring straks til barnets forældre eller værge. Hvis der ikke opnås kontakt, forsøges kontakt til alternative nødkontakter.
• Tryghed for barnet: Barnet skal informeres roligt og omsorgsfuldt om situationen og opholde sig i trygge rammer med en kendt voksen.
• Tidsgrænse: Hvis barnet ikke er afhentet inden for 30 minutter efter lukketid, kontaktes relevante myndigheder (f.eks. politiet 4635 1448 eller kommunens vagtordning 7236 3636) i henhold til gældende retningslinjer.

Løbende støtte

• Opfølgning: Der skal ske opfølgning med forældre dagen efter for at afklare årsag og sikre, at situationen ikke gentager sig.
• Dialog: Indgå i en konstruktiv og respektfuld dialog med forældre om betydningen af rettidig afhentning og barnets oplevelse.
• Forebyggelse: Overvej behov for støtte eller ændringer i afhentningsrutiner, hvis der er gentagne tilfælde.

Ansvar og roller

• Ledelsen: Har ansvar for at sikre, at personalet er bekendt med retningslinjen og ved, hvordan de skal handle.
• SFO-personale: Har ansvar for at følge proceduren, sikre barnets tryghed og dokumentere hændelsen.
• Forældre: Har ansvar for at afhente barnet rettidigt og informere SFO’en ved forsinkelser.

Disse retningslinjer skal sikre, at Bjergmarkskolens SFO er et trygt og ansvarligt miljø, hvor børn håndteres med omsorg og respekt – også i uforudsete situationer.

 

 

Retningslinje for håndtering af stress

Godkendt MED juni 2024

Revideret november 2025

 

Stress er et alvorligt problem, der kan påvirke både medarbejdernes trivsel og skolens arbejdsmiljø. For at sikre en effektiv og støttende håndtering af stress, har Bjergmarkskolen udarbejdet følgende retningslinjer. Disse retningslinjer skal hjælpe alle ansatte med at identificere, håndtere og forebygge stress.

1 Forebyggelse af stress

• Arbejdsmiljø: Skolen skal sikre et sundt arbejdsmiljø, hvor arbejdspres og forventninger er realistiske og klart kommunikerede.
• Trivsel: Der skal løbende arbejdes med trivsel og arbejdsglæde gennem aktiviteter og initiativer, der styrker fællesskabet og det psykiske arbejdsmiljø.
• Oplæring og støtte: MED skal have adgang til oplæring og støtte i forhold til stresshåndtering, herunder mulighed for at deltage i kurser og workshops om stressforebyggelse.

2 Identifikation af stress

• Observation: Ledelsen og kolleger skal være opmærksomme på tegn på stress hos medarbejdere, såsom ændringer i adfærd, udbrændthed, og øget fravær.
• Åben dialog: Medarbejdere opfordres til at være åbne omkring deres trivsel og henvende sig til ledelsen, hvis de oplever stresssymptomer.

3 Håndtering af stress

• Tidlig intervention: Ved første tegn på stress skal der handles hurtigt for at undgå forværring. Dette kan inkludere samtaler mellem medarbejderen og nærmeste leder for at identificere årsagerne til stress og finde løsninger.
• Støtte: Medarbejdere, der oplever stress, skal tilbydes relevant støtte, herunder muligheden for at tale med en stresscoach eller en anden professionel rådgiver.
• Tilpasning af arbejdet: I nogle tilfælde kan det være nødvendigt at tilpasse medarbejderens arbejdsopgaver, arbejdstid eller arbejdsforhold midlertidigt for at reducere stressniveauet.

4 Opfølgning og evaluering

• Løbende opfølgning: Der skal være løbende opfølgning med medarbejdere, der har oplevet stress, for at sikre, at de får den nødvendige støtte og for at forebygge tilbagefald.
• Evaluering: Ledelsen og MED skal regelmæssigt evaluere skolens indsats i forhold til stresshåndtering og forebyggelse for at sikre, at retningslinjerne efterleves og er effektive.

5 Ansvar og roller

• Ledelsen: Har det overordnede ansvar for at sikre, at retningslinjerne implementeres og efterleves.
• Medarbejdere: Har ansvar for at være opmærksomme på deres egen og kollegers trivsel og for at søge hjælp, hvis de oplever stress.
• MED-udvalget: Har ansvar for at overvåge og evaluere stresshåndteringspolitikken samt for at foreslå forbedringer og justeringer efter behov.

Disse retningslinjer skal sikre, at Bjergmarkskolen forbliver et sundt og støttende arbejdsmiljø for alle medarbejdere, hvor stress identificeres tidligt og håndteres effektivt.

 

Retningslinje for forebyggelse og  håndtering af vold 

Justeret og vedtaget af MED-udvalget 11 Juni 2024

Revideret november 2025

 

Enhver handling af en gruppe eller et individ som har til hensigt at skade andre er vold. Der kan være  tale om fysisk vold, eller der kan være tale om psykisk vold dvs. trusler, grov chikane og grov  mobning. Det er vigtigt at understrege, at vold og trusler om vold ikke er den enkelte medarbejders  problem, samt at grænsen for vold kan opleves forskelligt fra person til person. Vold er et  arbejdspladsproblem og skal håndteres både personligt og generelt. Der er et stort ønske om at vold, krænkelser og øvrige konflikter på skolen, er minimalt  forekommende. Derfor er det vigtigt også at have forebyggelse og konfliktnedtrapning med i  beredskabet. 

Hvis vi mærker, at en episode med elev eller elever eskalerer: 

• Hvis vedkommende virker truende, skal man undgå en optrapning af konflikten.
• Så vidt muligt undgå fysisk kontakt og truende kropssprog. 
• Tal så vidt muligt i et afdæmpet leje. 
• Sørg for at den truende så vidt muligt har en undvigelses mulighed. 
• Forsøg om muligt at skaffe hjælp fra nærmeste kollega, så man ikke er alene i situationen. 
• Hvis man ser en kollega som er i en konflikt, der kan udvikle sig voldeligt, skal man blive lige i  nærheden og gøre sig synlig, være meget opmærksom på hvad der sker – herunder lægge  mærke til den truendes udseende og adfærd og være parat til at yde hjælp. 

Efter en voldsepisode eller en truende situation: 

• Ledelsen vurderer konsekvens her og nu. Konsekvens er med afsæt i situationen og elevens  alder. Andre som sagen vedkommer, orienteres om konsekvenser her og nu og på længere  sigt. 
• Det vurderes, om den voldsramte skal til læge og i givet fald i følgeskab med en kollega. • De berørte medarbejdere tilbydes hurtigt psykologisk førstehjælp (indenfor 24 timer). • Ledelsen vurdere i samarbejde med den udsatte samt TR eller AMR dagens videre forløb,  

herunder om den udsatte skal fortsætte dagens arbejde. Det sikres der er nogen at komme  hjem til og om der er praktiske problemer, der skal tages højde for. 

• Medarbejderne orienteres grundigt om hændelsen hurtigst muligt. Dette for at sikre, at der  ikke opstår rygter, men også for at tage hånd om usikkerhed hos resten af medarbejderne. • Ledelsens beslutning om, hvilke konsekvens det skal have for udøveren, fremgår også ved  denne orientering. AMR og TR orienteres. 
• Ledelsen vurderer og sørger for, at hændelsen om nødvendigt anmeldes til politiet. • Ledelsen tager kontakt til de udsatte medarbejdere dagen efter. 
• Ledelsen indkalder efterfølgende til omsorgssamtale med involverede medarbejdere. 

Det er meget vigtigt, at kollegaer udviser omsorg og støtte for den udsatte kollega. Lad  vedkommende fortælle om hændelsen igen og igen, og lad være med at komme med gode råd

 

Retningslinje for interne forflyttelser på Bjergmarkskolen

Godkendt MED juni 2024

Revideret november 2025

 

Formål:

• At sikre, at enhver forflyttelse foregår åbent og objektivt for at opnå den bedst mulige løsning for alle involverede parter.
• At give medarbejdere på Bjergmarkskolen mulighed for at skifte internt mellem kommunens skoler, når muligheden er tilstede.
• At sikre åbenhed omkring hele processen.

Kriterier:

• Kriterierne skal være objektive og baseres på skoleårets planlægning, herunder ressourcer og opgaver, der skal løses.
• Kriterierne skal udarbejdes i MED, inden de bliver meldt ud, herunder hvordan beslutningerne skal kommunikeres.

Proces før beslutning:

• En tidsplan udarbejdes i forbindelse med skoleårets planlægning.
• Forventet antal interne forflyttelser samt kriterier meldes ud.
• Opgaver, som medarbejderne kan forventes at skulle løse, udmeldes. Disse opgaver bør i så høj grad som muligt være bindende og fastlagt inden fagfordelingen afsluttes.
• Alle medarbejdere skal have mulighed for at ønske en forflyttelse, således at frivillige ønsker indgår i ledelsens beslutningsgrundlag.

Proces ved beslutning:

• Ledelsen afholder samtaler med både de medarbejdere, der ønsker forflyttelse, og de, som ledelsen overvejer at flytte internt.
• Medarbejderen skal have mulighed for at fremlægge, hvordan de ser sig selv på den nye skole i forhold til opgaver mv.
• Medarbejderen skal have en grundig forklaring på baggrunden for ledelsens beslutning om forflyttelsen samt en dialog om, hvordan skiftet skal foregå, herunder eventuelle muligheder for kompetenceudvikling og fordeling af kommende opgaver.
• Når beslutningen er truffet, skal de berørte medarbejdere have mulighed for at forholde sig til beslutningen, inden den meldes ud internt og officielt. Udmeldingen skal godkendes af de pågældende medarbejdere i forhold til, hvad man kan blive enige om at kommunikere ud.

Efter beslutningen:

• En medarbejder, der har været igennem en forflyttelse, skal tilbydes støtte og eventuelle opfølgningssamtaler i løbet af det første år.
• Medarbejderen skal så vidt muligt sikres mod fremtidige forflyttelser.
• Medarbejderen skal indgå i fagfordelingen på lige fod med de kommende kolleger, og der tages hensyn til eventuelle aftaler.

 

Retningslinje for tjenestefri

Vedtaget af MED-udvalget d.11/11 2025

 

Tjenestefrihed med løn gives ved særlige lejligheder:

•  25 års jubilæum
• 40 års jubilæum
• Egne 50, 60 og 70 års fødselsdag, gives kun hvis fødselsdagen falder på en arbejdsdag.
• Eget bryllup, gives kun hvis dagen falder på en arbejdsdag.
• Eget sølvbryllup, gives kun hvis dagen falder på en arbejdsdag.
• Dødsfald og begravelser i nærmeste familie
• Borgerlige ombud

Tjenestefrihed med løn i forbindelse med læge mv.:

• Til læge- og tandlægebesøg, specialistbehandling og bloddonor tjeneste, der ikke kan planlægges udenfor sædvanlig arbejdstid, og er dette ikke muligt, så til mindst mulig gene for arbejdspladsen.
• Til gravides læge- og sygehus konsultationer (adoptivforældres forundersøgelser i forbindelse med adoption sidestilles hermed).
• Der kan udover ovenstående være enkelte helt specielle situationer, hvor der gives tjenestefrihed med løn. Dette aftales med nærmeste leder.
• Der tilstræbes, at det så vidt muligt dækkes kollegialt.

Holbæk kommunes eventuelle øvrige retningslinjer vedr. tjenestefri erstattes ikke af ovenstående lokalt aftalte retningslinjer.

 

 

 

Retningslinje for håndtering af sorg

Godkendt MED 11. juni 2024

Revideret november 2025

Formål

At sikre en støttende og ensartet håndtering af sorg og personlig krise hos medarbejdere og elever på Bjergmarkskolen. Retningslinjen skal hjælpe med at skabe en åben og empatisk kultur, hvor sorg og krise håndteres med omsorg og respekt.

Identifikation af behov

• Observation: Medarbejdere og ledelse skal være opmærksomme på tegn på sorg og krise hos kolleger, såsom ændringer i adfærd, nedsat præstation eller øget fravær.
• Åben dialog: Fremme en kultur, hvor medarbejdere føler sig trygge ved at tale åbent om deres sorg og krise.

Akut håndtering:

• Øjeblikkelig støtte: Tilbyd hurtig støtte, når en sorg- eller krisesituation opstår, herunder samtaler med nærmeste leder, som eventuelt kan henvise til en professionel rådgiver.
• Kommunikation: Informer relevante parter respektfuldt og diskret om situationen.

Løbende støtte:

• Opfølgningssamtaler: Tilbyd regelmæssige opfølgningssamtaler med de berørte medarbejdere for at sikre, at de får den nødvendige støtte over tid.
• Fleksibilitet: Vær fleksibel med hensyn til arbejdsopgaver for at lette byrden for dem, der er ramt af sorg eller krise.
• Involvering af fagfolk: Inddrag fagfolk som psykologer, socialrådgivere eller andre relevante eksperter, når det er nødvendigt, for at tilbyde yderligere støtte.

Ansvar og roller:

• Ledelsen: Har det overordnede ansvar for at sikre, at retningslinjerne implementeres og efterleves.
• Medarbejdere: Har ansvar for at være opmærksomme på deres egne og kollegers trivsel og for at søge hjælp, hvis de oplever sorg eller krise.

Disse retningslinjer skal sikre, at Bjergmarkskolen forbliver et støttende og omsorgsfuldt miljø, hvor sorg og krise håndteres med respekt og empati.

 

 

Procedure ved fravær

MED september 2022
Revideret juni 2024
Revideret November 2025

Sygemelding, barns sygedag, akut fravær

Besked til skolen mellem 06.45 og 07.00 ved telefonopkald: 

tlf. 72 36 31 24 

Sygemelding kan IKKE:

• gives via SMS
• besked i AULA eller ved indtaling af besked på telefonsvarer, da der ikke er sikkerhed for at beskeden er nået igennem. 

Ved sygemelding gøres vikardækker opmærksom på særlige forhold. 

Det kan eksempelvis være:

• Ture ud af huset
• Hvis der er to-voksne og derfor ikke vikarbehov
• Gårdvagter

Barns sygedag – besked er altid gældende for 1. dag. Hvis du har brug for barns 2. sygedag, skal du kontakte nærmeste leder. 

Raskmelding

Når du ved, at du er klar til næste dag, ringer du raskmelding ind mellem 6.45 og 7.00 på tlf. 72 36 31 24. Raskmelding kan også gives via SMS på 72 36 31 24 skal ske inden kl. 6.45.

OBS. Er du stadig syg efter weekenden, skal du sygemelde dig igen mandag morgen. 

Kendt fravær

Alt planlagt fravær anmodes i AULA, og godkendes af nærmeste leder. Teamet aftaler hvilke lektioner der dækkes internt. Husk i anmodningen i AULA, at beskrive om der er tale om omsorgsdag, feriefridag eller andet, så det kan blive registreret korrekt. Husk også besked til teamet, så interne løsninger kan findes. Der skal laves en note til vikardækker, omkring interne løsninger.

Lav en note om årsagen ved anmodning om tjenestefri med løn.

Vikarskema

Vikarnoter skal være tilgængelige for vikaren i kalenderen.

Ved kendt fravær skrives vikarbesked ind i kalenderen på AULA, så vikaren kan orientere sig forud for timerne. Husk at notere dine gårdvagter. 

Ved planlagt fravær lægges evt. bøger og materialer i klassen til vikaren, og besked om hvor det ligger skrives til vikaren i AULA kalenderen. Vikaren skriver tilbagemelding til læreren/pædagogen i AULA. 

Ved ikke kendt fravær vil vikaren orientere sig i kalenderen og ellers finde materiale m.v. i klassen, og ellers selv finde undervisningsmateriale, hvis der ikke ligger andet.